บทเรียน(Lessons learned)กรณีกิจกรรมบนเว็ปบอร์ดกรมการพัฒนาชุมชน

การจัดการความรู้ ด้วยวิธีค้นหาบทเรียน (Lessons learned) จากกรณี กรมการพัฒนาชุมชนเชิญชวนเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชน แสดงความคิดเห็น ประเด็น “กรมพัฒนาชุมชน ทำงานอะไร?” ในเว็ปบอร์ด ช่วงเดือนเมย.-พค.52 ของกรมฯ

ความนำ
ข้อเขียนนี้ ทำไว้เพื่อลงเว็ปบอร์ดของกรมการพัฒนาชุมชน ตั้งใจเขียนไว้ เพื่อการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ ด้านการจัดการความรู้ และส่งให้เพื่อนร่วมงานอ่านกันเล่นๆ แต่เพื่อให้เกิดความสะดวกสำหรับผม ในการออกไปติดตามสนับสนุนงานจังหวัดเป็นครั้งคราว จึงตัดสินใจเอามาลงไว้ในเว็ปนี้อีกที ถือเป็นการทำแบบฝึกหัดของผมด้วย ได้ลองผิด-ลองถูก เพื่อความเพลิดเพลิน ซึ่งทำให้ได้ความรู้ ประสบการณ์ ใหม่ๆ เพิ่มขึ้น หากมีข้อคิดเห็น เสนอแนะ หรือจะใช้ประโยชน์ข้อเขียนนี้ ได้บ้าง ก็ยินดี เชิญครับ..

1.ความเป็นมา

“กรมการพัฒนาชุมชนทำงานอะไร” คือคำถามที่ วจิรา เดชารัตน์ กลุ่มงานนโยบายและยุทธศาสตร์ กองแผนงาน กรมการพัฒนาชุมชน โพสลงเวปบอร์ด เชิญชวนพี่น้องชาวพช.ร่วมกันตอบคำถามนี้ โดย ระบุว่า ถ้าคำตอบดี มีรางวัล และให้เหตุผลว่า คำถามนี้หลายครั้งไม่สามารถหาคำตอบที่ สั้นกะทัดรัด เข้าใจง่าย แต่ชัดเจนตรงกับภารกิจของกรมการพัฒนาชุมชนได้ จึงให้พี่น้องชาว พช. ร่วมตอบคำถาม โดยโพสต์ข้อความสั้นๆ เข้าใจง่าย ได้สาระ แจ้งชื่อ-นามสกุล และเบอร์โทรศัพท์ ที่สามารถติดต่อได้ ทางเว็บบอร์ดนี้ หรือ Fax เบอร์ 0 2143 8917 หรือ ทางระบบ OA ไปที่ชื่อข้างต้น ตั้งแต่ วันนี้ ถึง 31 พฤษภาคม 2552

คนอ่านเว็ปกรมฯ แล้ว เห็นว่าเป็นกิจกรรม ที่อาจทำให้ คนพช.สนใจเข้ามีส่วนร่วม และกระตุ้นให้สนใจการใช้ระบบไอที และนำไปสู่การทำงานพัฒนาชุมชน ต่อไปได้อีกทางหนึ่ง อีกทั้งการนำ KM.มาใช้ในการทำงานพัฒนาชุมชนดูเหมือนคนกรมพช.จำนวนมาก ยังมีทักษะจำกัด โดยน่าจะมีเงื่อนไขปัจจัยหลายอย่างผสมผสานกัน นำไปสู่การไม่อาจใช้องค์ความรู้ที่มี หรือช่องทางการสื่อสารให้เกิดประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กรได้มากเท่าที่ควร จึงขอนำเสนอการถอดองค์ความรู้ในเรื่องนี้ (เป็นการทดลอง) เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ ตลอดจนการมีส่วนร่วมโพสข้อความ เข้ามาอีก
2. ปรากฏการณ์/สถานการณ์

จากการสำรวจเว็ปกรมฯแบบคร่าวๆ และเว็ปบอร์ดกระทู้ครั้งนี้ ณ บ่าย วันที่ 9 พค. 52 พบว่า มีคนโพส ลงในเว็ปบอร์ด ประมาณ 150 ราย พบว่า เป็นจำนวนการโพส ที่มียอดผู้เข้ามีส่วนร่วมสูงสุด กล่าวคือ กระทู้อื่นๆ มีผู้โพสเข้าร่วมแสดงความคิดเห็น เกือบทั้งหมด อยู่ที่ต่ำกว่า 10 รายแทบทั้งสิ้น (เว็ปบอร์ดตั้งแต่เดือน มค.52 เป็นต้นมา) และพบว่า เนื้อหาส่วนใหญ่ของการโพสเป็นเรื่องสัพเพเหระ ซึ่งเกี่ยวข้องกับ การสอบถาม บ่น ระบายปัญหา อันเกิดจากวิธีปฏิบัติในพื้นที่ เรื่องระบบบริการ โอท็อป โปรแกรมคอมฯ การเบิกจ่าย โปรแกรม สิทธิบางอย่าง ข้อมูลการบรรจุ แต่งตั้ง โยกย้าย ประชาสัมพันธ์งาน แจ้งข่าว/หรือแสดงความยินดีต่อผู้บังคับบัญชา มีการโพสข้อความโฆษณาสินค้าบริการของเอกชน บ้างเล็กน้อย โดยพบว่า ไม่มีการโพสกระทู้ ที่ดูไม่เหมาะสม อ่อนไหว หรือส่อให้เกิดปัญหาต่อกรมฯ หรือบุคคลใดๆ
ส่วนเว็ปไซต์ใหญ่ มีความโดดเด่น ที่ภาพการทำกิจกรรม ของผู้บริหารกรมฯ หลายคน แสดงให้เห็นการทำกิจกรรม เช่น เป็นประธานในพิธี ปิด – เปิด ร่วมงานสำคัญ ไปเป็นเกิยรติ มอบนโยบาย ร่วมกระทำพิธีสำคัญบางอย่าง ทั้งหมดมีรายงาน/ ภาพประกอบ กล่าวได้ว่ามีลักษณะ ที่เป็นแบบแผนเดียวกันเป็นส่วนใหญ่
นอกจากนี้ เป็นหนังสือ ข้อมูลข่าวสารที่ว่าด้วยการปฏิบัติตามระเบียบ แบบแผนของทางราชการ เพื่อทราบหรือปฏิบัติ และมีมุมวิชาการส่วนหนึ่ง

พิจารณา ด้านเนื้อหาการตอบกระทู้ของผู้เข้ามีส่วนร่วม ข้างต้น มีประมาณ 150 ราย พอจะสรุป ประเด็นความเหมือนกัน (Common elements) ได้ จาก 145 กระทู้ คือ
· การพัฒนาคน องค์กร ชุมชน
· สร้างการเปลี่ยนแปลง
· จัดการความรู้ สร้างภูมิปัญญาท้องถิ่น
· ทำให้คนมีความสุข
· สร้างกระบวนการเรียนรู้ การมีส่วนร่วม
· การสร้างการมีส่วนร่วม จิตสำนึก
· การพึ่งตนเอง การพัฒนาที่ยั่งยืน
· การสร้างศักยภาพ พลังชุมชน การสร้างความเข้มแข็ง
· การพัฒนาคุณภาพชีวิต
· สร้างทุนทางสังคม
· เศรษฐกิจพอเพียง เศรษฐกิจชุมชน
· การพัฒนาผู้นำ
· การคิดเป็น ทำเป็น
· การส่งเสริมความรัก สามัคคี
· การบูรณาการ ต่อยอด
· การส่งเสริม กระตุ้น ให้คิดเป็นทำเป็น
· การใช้ฐานข้อมูล
· ความสามัคคี ริเริ่ม สร้างสรรค์
. ฯลฯ

ทั้งนี้ มีประเด็นที่แตกต่างออกไป จากที่กล่าวแล้วข้างต้น พบ 5 กระทู้ สรุปได้ ว่า

· ทำหน้าที่ช่วยส่งเสริมของงานประชาชน ที่ยังมีช่องว่าง หรือของหน่วยงานอื่นให้ถึงประชาชนในชุมชนอย่างสมบูรณ์ ตามเจตนารมณ์ของรัฐบาล
· กรมฯสร้างคน จึงเป็นงานที่ยากและหนัก (เหมือนเข็ญครกขึ้นภูเขา)
· เป็นหน่วยงานช่างคิดฝัน (ในการการวางแผนกับประชาชน) แต่มักเห็นผลการพัฒนาช้า ?
· งานที่เราทำซ้ำซ้อนหน่วยงานอื่น การเรียนรู้ก็ดี การสร้างความเข็มแข็งก็ดี หลายอย่าง หน่วยงานอื่นเขาก็ทำอยู่แล้ว
· เป็นหน่วยงานที่ทำงานพัฒนาคนในทุกเรื่อง แล้วทำให้เขาพอใจ มีความสุข

ข้อค้นพบ หรือข้อสังเกตอื่นๆ เมื่อพิจารณาจากเว็ปไซต์ทั้งหมด เว็ปบอร์ด และการตอบกระทู้ข้อนี้ ในครั้งนี้

· มีผู้บริหารระดับสูง อาทิ รองอธิบดี โพส ร่วมแสดงความคิดเห็น ในระดับต้น
· เจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชน หลายระดับใน ส่วนกลาง/เขต/จังหวัด/อำเภอมีส่วนร่วมส่วนใหญ่ระบุชื่อเสียงเรียงนาม ที่ทำงานหรือที่ติดต่อได้จริง
· คนทำกิจกรรมนี้ เป็นเจ้าหน้าที่ระดับกรมฯ และทำงานเกี่ยวข้องการพัฒนาระบบงานของกรมฯ
· มีการให้รายละเอียด วัตถุประสงค์ กิจกรรม ชัดเจน
· มีการเสนอจะให้รางวัล
· สิ่งถามเป็นเรื่องหรือเหตุการณ์ใกล้ตัว
· คำตอบ ส่วนใหญ่ออกไปในทิศทางเดียวกัน
· คนตอบส่วนใหญ่ มีความตั้งใจแสดงความคิดเห็น ไม่ทำเล่น หรือทำเล่นน้อยมาก
· กระทู้ท้าทาย
· คนอยากเห็นอนาคตของกรมฯ
· ปัจจุบันคน เข้าถึงเว็ปกรมฯได้ง่าย
· บางแห่ง ผู้บังคับบัญชา หรือเพื่อนร่วมงานสนับสนุนด้วย

อย่างไรก็ตาม เมื่อดูองค์ประกอบอื่นๆ (เมื่อดูบริบท รายรอบ เว็ปไซต์กรม และกระทู้นี้ และสถานการณ์ทั่วไปเกี่ยวกับพฤติกรรมการใช้ไอที) อาจสังเกตเห็นได้ชัดว่า

· ข้อมูลข่าวสารที่ปรากฏในเว็ปยังมีแนวโน้มเน้นการนำเสนองาน/หรือภาพเพื่อการประชาสัมพันธ์งานของผู้บริหารระดับสูงมากกว่า
· เจ้าหน้าที่บางส่วนเห็นว่าเว็ปบอร์ดของกรมฯ ยังไม่น่าสนใจเท่าที่ควร
· ในเวลาเดียวกัน กระทู้ในเว็ปบอร์ดส่วนใหญ่ เป็นเรื่องพื้นๆไม่น่าสนใจหรือไม่ท้าทายเท่าที่ควร
· คนบางส่วน(สอบถามเพิ่มเติมเอง) ไม่อยากโพสลงบอร์ดหรือมีส่วนร่วมเพราะเชื่อว่าไม่เกิดประโยชน์ หรือทำอะไรให้ดีขึ้น
· การโพสข้อความ บางเรื่อง หรือคิดต่าง อาจถูก เพ่งเล็ง ตรวจสอบ
· เว็ปไซต์กรมฯและบอร์ดมักเป็นเรื่องของนักวิชาการและผู้บริหาร ไม่จำเป็นต้องสนใจมาก ควรเปิดดูเฉพาะยามมีเรื่องสำคัญหรือใกล้สอบ โยกย้าย แต่งตั้ง ดีกว่า
· มีเว็ปไซต์ อื่นๆ น่าสนใจกว่า
· งาน ในหน้าที่ เยอะแยะไม่มีเวลาสนใจ

3.บทเรียนที่ (น่าจะ) ได้รับจากกิจกรรมนี้

(1) ผู้บริหารระดับสูง หรือบุคคลสำคัญ ที่เข้าร่วมกิจกรรม มีความสำคัญ ต่อความสำเร็จของกิจกรรม
(2) การบอกที่มาที่ไป วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ของกิจกรรมที่ชัดเจน
(3) เรื่องที่คนสนใจ ท้าทาย อยู่ใกล้ตัว ทำให้อยากมีส่วนร่วม
(4) แรงจูงใจ เช่น รางวัล ช่องทางความสะดวกในการติดต่อ
(5) เป็นกิจกรรมง่ายๆ ไม่ซับซ้อนยุ่งยาก เมื่อเทียบกับระบบการทำงานอื่นๆของราชการ
(6) คนเข้าถึงระบบไอทีมากขึ้น (แม้ว่าบางที ไม่เปิดดูเว็ป กรมฯ เลย)
(7) สถานการณ์เกี่ยวกับการให้คุณค่าเว็ป กรมฯ ที่ทำให้รู้สึกว่า น่าเบื่อ แต่บังเอิญ มีคนพยายาม ในการหาหรือสร้างความแตกต่างแหวกแนวออกไปจากเดิมๆ ช่วยกระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมได้
(8) อ่านกระทู้ คำตอบของแต่คน ทำให้ทราบอารมณ์ความรู้สึกบางเรื่องได้
(9) สนุก ได้มุมมองใหม่ๆ ไม่เครียด
(10) รู้สถานภาพ เพื่อนฝูงที่ไม่เคยติดต่อกันนาน ว่าอยู่ที่ใดและยังมีชีวิตอยู่
(11) สามารถทำเป็นดัชนีชีวัดความสนใจ พช. แต่ละเขตได้ โดยดูจาก ชื่อที่อยู่ระบุไว้
(12) ทำให้ผู้บริหารระดับสูง มีช่องทางใหม่ เข้าร่วมกิจกรรรมได้ อาจนำไปสู่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงาน
(13) เป็นเครื่องแสดง ให้เห็นว่า คนคิดทำเรื่องทำนองนี้ฉลาด มีกลยุทธการทำงาน (โดยวิเคราะห์ได้จากวิธีการทำงาน อาจมีการคิดถึงผลกระทบที่เกิดจากวิธีการ และเรียนรู้เงื่อนไข บริบทบางอย่าง หรือคุณค่าของเว็ปกรมฯ มาบ้าง แล้ว)

จากที่กล่าว จะเห็นว่าในกรณีนี้ พอจะสรุปเป็นเป้าหมาย ที่ต้องการบรรลุ ออกเป็นด้านๆ ได้ อาทิ

ด้านการมีส่วนร่วม

1. ถ้าหาก...ผู้บริหารระดับเล่นด้วย.....จะทำให้ คนอื่นๆสนใจ เข้ามีส่วนร่วม(โพสข้อความ) มากขึ้น
2. ถ้าหาก..ทำกิจกรรมนี้ให้แตกต่างจากกิจกรรมการโพสที่มีหรือครั้งก่อนๆ (ดูรายละเอียดเอาเอง).....จะทำให้คนสนใจ เข้ามีส่วนร่วม (โพสข้อความ) มากขึ้น
ด้านการบริหารจัดการที่ดี

1. ถ้าหาก..ผู้บริหารตระหนัก สนใจ และเข้ามีส่วนร่วม (โพสข้อความ) ในกิจกรรม (ที่เด็กๆทำ) จะทำให้ จนท.พช.อื่นๆ สนใจมีส่วนร่วมมากขึ้น ด้วย
2. ถ้าหาก...ออกแบบกิจกรรม ให้เรียบง่าย ไม่ซับซ้อนดูท้าทายผู้ตอบมีความสะดวก หรือเข้าถึงช่องทางสื่อสาร ตลอดจนมีความชัดเจนในวัตถุ/ประสงค์เป้าหมายกิจกรรม และมีคนรับผิดชอบน่าเชื่อถือ ติดต่อได้ชัดเจน .....จะทำให้เกิดการมีส่วนร่วม มากขึ้น
ด้านการการพัฒนาศักยภาพบุคลากร

1. ถ้าหาก..ให้เจ้าหน้าที่พช. คิด หรือ ทำงาน อย่างริเริ่ม สร้างสรรค์ (มีอิสระด้านความคิด มีการลดระบบระเบียบขั้นตอนบางประการ ให้มีความยืดหยุ่นคล่องตัวในการทำงานฯลฯ....จะทำให้ จนท.พช. สามารถพัฒนาตัวเองได้ง่ายขึ้น หรือมากขึ้น และนำไปสู่การมีส่วนร่วม ได้มากขึ้น
2. ถ้าหาก..ผู้บริหารระดับสูง หรือผู้บังคับบัญชาหน่วยงาน ได้มีโอกาสแลกเปลี่ยน เรียนรู้กิจกรรมในลักษณะเช่นนี้ มากขึ้น...จะทำให้ สามารถออกแบบกิจกรรมที่สร้างการมีส่วนร่วม ได้มากขึ้น
ด้านสาระสำคัญของความคิดเห็น ที่อาจนำไปใช้ประโยชน์ได้

1. ถ้าหาก.. กรมฯมีการนำสิ่งที่ได้ครั้งนี้ไปศึกษาวิเคราะห์เพิ่มเติมโดยพยายามให้จนท.ทุกระดับมีส่วนร่วม ถือเอาเป็น Best practice ... จะทำให้ มีกิจกรรมที่ดีๆ มีคุณค่า และทำให้คนสนใจ เข้ามีส่วนร่วมมากขึ้น

4. ข้อเสนอแนะ

ควรเน้นด้านการมีส่วนร่วม ให้เกิดขึ้นทุกระดับ และกว้างขวาง ผู้บริหารควรเข้ามีส่วนร่วมให้มากที่สุด ควรปรับพฤติกรรมการเอื้ออำนวยความสะดวก การสร้างแรงจูงใจ สร้างกลไกการทำงานให้มีความคล่องตัว มีประสิทธิภาพ ในหลายกรณีควรลงเล่น ด้วยตัวเองบ้าง ควรส่งเสริมการทำงาน ที่มีลักษณะริเริ่มสร้างสรรค์ของบุคลากร และควรมีการติดตาม ประเมินผลอย่างใกล้ชิด